Die Auftraggeberin (matrix GmbH & Co. KG) übt die Funktion einer Landesgeschäftsstelle für die Gemeinschaftsinitiative zdi.NRW (http://www.zdi-portal.de) für das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen aus. In dieser Funktion beschafft die Auftraggeberin, finanziert durch das Land NRW, Kommunikationsmittel für insgesamt 152 regionale Akteur:innen in ganz NRW. Dies sind 52 zdi-Netzwerke und 100 zdi-Schüler:innenlabore.
Die Anzahl der von den einzelnen Akteur:innen bestellbaren Kommunikationsmittel ist begrenzt auf:
- Beach-Flag: maximal 4 Stücke
- Roll-Up 85×200 cm: maximal 4 Stücke
- LED-Wand 100×200 cm: maximal 2 Stücke
- LED-Messewand 200×200 cm: maximal 1 Stück
- Messetheke: maximal 1 Stück
Jedem Kommunikationsmittel ist ein kalkulatorischer „Preis“ (als Bruttobetrag) hinterlegt. Diese „Preise“ entstammen einer vorhergehenden Marktrecherche und sind in keiner Weise bindend für die Angebote der Bieter. Jede:r Akteur:in kann sich ein Paket in einem kalkulatorischen Gegenwert von maximal 2.310,92 Euro netto (exkl. Mehrwertsteuer) zusammenstellen. Es ist möglich, dass dieser Betrag und auch die oben genannten Stückzahlen in den „Einzelbestellungen“ nicht erreicht werden.
Die einzelnen Kommunikationsmittel können jeweils individuell bedruckt werden. Die dazu vorgesehenen grafischen Vorlagen sowie die grafischen Individualisierungsmöglichkeiten sind der in den Ausschreibungsunterlagen genannten Landingpage genau zu entnehmen. Es ist vorgesehen und gewünscht, dass alle Kommunikationsmittel leicht unterschiedlich bedruckt werden. Diese Unterschiede beziehen sich auf unterschiedliche, in die auf der Landingpage einsehbaren Grafikvorlagen einzusetzende Logos, Claims sowie Webadressen. Die Druckdaten werden zentral bei der Auftraggeberin erstellt und auf ihre Qualität und Vollständigkeit hin geprüft und dem Auftragnehmer jeweils zugeliefert.
Bei der Auftraggeberin wird eine zentrale Kommunikationsschnittstelle eingerichtet. Der Auftragnehmer kommuniziert ausschließlich mit dieser Stelle. Von ihr erhält der Auftragnehmer die zuvor inhaltlich und qualitativ geprüften Druckdaten.
Der geschätzte Gesamtwert beläuft sich auf bis zu 405.000,00 € ohne Mehrwertsteuer und setzt sich aus rund 355.000,00 € für die Beschaffung von Kommunikationsmitteln sowie zusätzlich aus zweimal rund 25.000,00 € ohne Mehrwertsteuer für die Jahre 2024 und 2025 für die Lieferung von Ersatzteilen und Ersatzkommunikationsmitteln zusammen.
Die gesamte Vertragslaufzeit beginnt mit dem Tag der Zuschlagserteilung und endet am 31. Dezember 2025. Die Lieferungen der Kommunikationsmittel müssen bis zum 25. Februar 2024 erfolgen.
Fragen zur Ausschreibung können ausschließlich per E-Mail an zdi-ausschreibung@matrix-gmbh.de gerichtet werden. Bieterfragen sind bis zum 15.12.2023 zugelassen. Die Antworten auf die dann anonymisierten Fragen werden am 18.12.2023 an dieser Stelle veröffentlicht.
Die Details zu den Leistungsbausteinen des Auftragnehmers können den Ausschreibungsunterlagen entnommen werden: